Автор: Борис Петросян, засновник MedMBA і власник клініки Dental Art.
Оновлено:
Контроль фінансів у стоматології — це 5 управлінських звітів, які власник читає щомісяця: чистий прибуток, маржинальність, списання матеріалів, перекоси в зарплатах і прибутковість послуг. Я, Борис Петросян, засновник MedMBA і власник клініки Dental Art, будую їх на даних CRM: візитах, оплатах і планах лікування. Без цього клініка бачить лише обіг — і саме тому лише до 10% клінік реально бачать свої фінанси.
Чому власник не бачить реального прибутку
Більшість власників, з якими ми працюємо в MedMBA, знають обіг клініки до гривні, а про чистий прибуток здогадуються. Лише до 10% клінік реально бачать свої фінанси. Причини майже завжди ті самі.
- Гроші власника і клініки змішані. Власник бере з каси на особисте і доплачує в клініку зі своїх. Після кількох таких місяців навіть чесний підрахунок нічого не покаже.
- Каса працює як гаманець. Що зайшло сьогодні, те й витратили сьогодні. Податки, закупівлі на квартал, ремонт обладнання не відкладаються — і щоразу стають «несподіваними».
- Власник не платить собі зарплату. Він лікує, а свою роботу за кріслом рахує прибутком бізнесу. Насправді це його зарплата як лікаря, і без неї клініка виглядає прибутковішою, ніж є.
- Немає жодного звіту. Є CRM, є банк, є зошит адміністратора — але ніщо не зводить це в одну картину.
Те, що в російськомовних запитах шукають як «управленческий учет в стоматологии», — це і є управлінський облік: звітність для власника, з якої видно, де клініка заробляє, а де втрачає. Детально про норму прибутку — у статті рентабельність стоматології.
5 управлінських звітів: що показує кожен і яке рішення з нього випливає
У MedMBA ми ведемо пʼять управлінських звітів. Кожен відповідає на одне питання власника і підказує одне рішення. Пояснюю це у відео з майстер-класу.
| Звіт | Що показує | Яке рішення з нього випливає |
|---|---|---|
| Чистий прибуток | Скільки клініка заробила за місяць після всіх витрат, податків і зарплати самого власника як лікаря. | Чи росте бізнес насправді, чи лише обіг. Чи можна інвестувати в нове крісло, обладнання, рекламу. |
| Маржинальність | Яка частка обігу лишається клініці. Норма за методикою MedMBA — 25–30% чистими. | Якщо нижче норми — шукати, що зʼїдає гроші: послуги, домовленості з лікарями, списання. |
| Списання матеріалів | Скільки матеріалів витрачено порівняно з виконаними роботами — по лікарях і напрямках. | Де перевитрата, з ким із лікарів говорити, які норми списання переглянути. |
| Перекоси в зарплатах | Скільки отримує кожен лікар і асистент відносно того, що його робота приносить клініці. | Які відсоткові домовленості переглянути, щоб бізнес не заробляв менше за лікаря. |
| Прибутковість послуг | Які послуги дають прибуток, а які працюють у нуль чи в мінус, навіть якщо продаються найактивніше. | Які ціни підняти, що перестати просувати, на чому зосередити лікарів і адміністраторів. |
Поверх цих звітів ми будуємо Cash Flow і P&L. Cash Flow показує рух грошей: коли вони заходять і коли виходять, щоб клініка не опинилася без коштів на зарплату в прибутковий місяць. P&L — доходи, витрати і прибуток за період, тобто чи заробила клініка насправді.
Для орієнтиру, з якими цифрами порівнювати звіти. Маржинальність — 25–30% чистими від обігу; у Dental Art кожна послуга приносить від 25% на кожній послузі. Чистий прибуток з одного крісла — 5 000–7 000 $ на місяць. Якщо клініка на 3 крісла заробляє 2 000 $ з крісла замість 5 000 $, це 9 000 $ щомісяця, яких власник не бачить. Як рахувати маржинальність — на сторінці нормативів.
Що має фіксувати CRM, щоб звіти працювали
CRM у стоматології — це не контроль фінансів сама по собі, а джерело даних для нього. Звіт настільки точний, наскільки повно в CRM внесено візити, оплати і плани. Ось що там має бути обовʼязково.
- 1
Кожен візит і кожну виконану роботу
Хто з лікарів, у якому кріслі, які послуги виконано. Без цього не порахувати ні прибутковість послуг, ні справедливу зарплату, ні завантаження.
- 2
Кожну оплату — у момент оплати
Сума, спосіб оплати, за який візит чи етап плану. Оплата, яку адміністратор записав «потім», — це дірка у звіті про чистий прибуток.
- 3
Плани лікування і їхні етапи
Що пацієнту запропоновано, на що він погодився, що вже виконано. Так видно гроші, які лежать у базі, і пацієнтів, що не дійшли до кінця лікування.
- 4
Прайс зі стабільними назвами послуг
Одна послуга — одна назва і одна ціна. Коли та сама робота записана пʼятьма різними словами, звіт про прибутковість послуг розсипається.
- 5
Матеріали, привʼязані до робіт
Що списано під конкретну послугу. Тоді звіт про списання порівнює витрату з виконаними роботами, а не з відчуттями.
Для звіту про прибутковість послуг потрібна ще одна річ, якої в CRM немає: собівартість кожної послуги — матеріали, оплата лікаря й асистента, година крісла. Її рахують окремо; ми робимо це під ключ у розрахунку собівартості.
Ритм власника: щотижня і щомісяця
Звіти мають сенс лише тоді, коли їх читають регулярно і за ними щось змінюється.
Щотижня
- Перевірити, що всі оплати тижня внесені в CRM і збігаються з касою та банком.
- Подивитися рух грошей: що має зайти і що треба оплатити найближчим часом.
- Переглянути пацієнтів, які не записалися на наступний етап плану, і передати їх адміністраторам.
Щомісяця
- Закрити місяць і отримати пʼять управлінських звітів, Cash Flow і P&L.
- Порівняти маржинальність і прибуток з крісла з нормою, а не з минулим місяцем.
- Ухвалити одне-два рішення: ціна послуги, норма списання, розмова з лікарем про домовленості.
- Виплатити собі зарплату лікаря і лише потім — прибуток власника.
Типові помилки
- 1
Каса як гаманець власника
Взяв з каси на особисте, доклав зі своїх на оренду — і жодна цифра вже не правдива. Гроші власника і клініки треба розділити до того, як рахувати хоч щось.
- 2
Власник без зарплати
Якщо власник працює за кріслом і не нараховує собі зарплату як лікарю, клініка виглядає прибутковішою, ніж є. Це не прибуток бізнесу, а ваша власна робота.
- 3
Обіг замість прибутку
«Цього місяця зайшло більше» — ще не означає, що заробили більше. Обіг може рости саме на послугах, які працюють у нуль.
- 4
CRM лише як журнал запису
Розклад ведуть у CRM, а оплати — у зошиті чи окремій таблиці. Звіти тоді доводиться зводити вручну, і на це завжди бракує часу.
- 5
Звіт раз на рік для податкової
Бухгалтерська звітність потрібна державі. Власнику потрібна управлінська — щомісяця, щоб ухвалювати рішення, поки ще не пізно.
З чого почати
За досвідом MedMBA фінансовий блок — найшвидший важіль: сама лише управлінська звітність часто дає +15–20% до чистого прибутку вже за перший місяць. Власник уперше бачить збиткові послуги, перевитрату матеріалів і перекоси в зарплатах — і виправляє те, чого раніше не помічав.
Фінанси ми налаштовуємо в межах аудиту клініки: 70 000 грн, 3–4 тижні. Перший місяць фінансист MedMBA безкоштовно веде управлінську звітність вашої клініки, щоб ви побачили свій реальний чистий прибуток. Решта важелів — завантаження, згода на лікування і повернення пацієнтів — у статті як збільшити прибуток стоматології.
Хочете побачити реальний чистий прибуток своєї клініки і зрозуміти, де губляться гроші? На безкоштовній стратегічній сесії розберемо ваші цифри.
Записатися на сесію